FILOSOFIA DE TRABALHO

Ela consiste em algumas ferramentas administrativas que potencializam os recursos disponíveis de tempo, materiais, energia mental entre outros.

ORGANIZAÇÃO DE AMBIENTE

PASTAS DE ARQUIVOS

Existem dois tipos de pastas. As pastas que contém tarefas a serem realizadas e outras que contêm documentos já vistos, analisados ou lançados.
As pastas que contém tarefas a serem realizadas devem ficar sempre à mão, em arquivo de pastas suspensas, gaveta, caixas e outras. Devem ser divididas por assuntos de acordo com as tarefas principais de cada um. Para tarefas consideradas esporádicas pode-se criar uma pasta chamada Pendências Diversas. A pasta pendências diversas deve constar da rotina diária para que não seja esquecida.
As pastas de arquivos devem ser criadas de acordo com a necessidade de cada um, lembrando apenas que, de preferência, estes arquivos devem ter data de validade, ou seja, para se arquivar um documento, deve-se eliminar o mais antigo.

CAIXA DE ENTRADA E SAÍDA

A caixa de entrada e saída devem ser utilizadas de forma criteriosa. O local denominado Entrada deve receber documentos ainda não classificados nas pastas pendentes. Deve-se orientar a todas as pessoas que entregam documentos para você que utilize somente a caixa de entrada.

Já a caixa de saída deve ser utilizada única e exclusivamente para documentos que foram lançados e ainda não foram arquivados. O arquivo dos mesmos deve ser feito diariamente. Diferente da caixa de entrada que, de preferência, o documento deve ser classificado assim que dá entrada.

CONCENTRAR TAREFAS

O hábito de concentrar tarefas proporciona ganho de tempo, economia em todos os sentidos, principalmente mental. Por exemplo se você concentrar suas ligações em horário determinado, de preferência quando as ligações são mais baratas. Lançar de uma única vez documentos que chegam até sua mesa várias vezes ao dia. Você abre o sistema uma única vez naquela opção e faz todos os lançamentos necessários. Esta simples atitude auxilia a concentração mental, ganho de tempo, economia de energia, de equipamentos etc.

UMA COISA DE CADA VEZ

Você pode ter 100 tarefas para fazer, mas apenas pode fazer uma de cada vez. Pensando assim você deve manter sua atenção única e exclusivamente naquela que você está fazendo no momento e esquecer de todo o resto. A preocupação com o que resta ainda para fazer pode gerar pressão psicológica induzindo mais facilmente ao erro. Cada tarefa então deve ser realizada com o máximo de atenção e uma única vez. Esvaziar a mente mantendo a atenção na tarefa que está sendo realizada no momento é a chave do bom desempenho. Isto requer muito mais atitude mental do que qualquer outra coisa.

CONFERÊNCIA

É imprescindível que ao terminar cada tarefa você confira o que fez, para ter certeza que o fez corretamente. A conferência é o algo mais que você faz para chegar a excelência em seu trabalho.

PRIORIZAR PENSANDO NA EMPRESA

Quando você tem inúmeras tarefas a realizar e um tempo limitado você deve priorizar. Mas qual o parâmetro utilizado para priorizar com acerto? Todo mundo deve priorizar suas tarefas de acordo com a necessidade da empresa, ou seja, priorizar sempre pensando no melhor para a empresa. Aprender a distinguir o que é essencial, importante e acidental.

O Essencial é tudo aquilo que você precisa realizar para desempenhar seu papel dentro da empresa e contribuir para o seu crescimento.

O Importante é tudo aquilo que você precisa realizar para resolver determinada questão que, imediatamente ou ao longo do tempo venha melhorar o trabalho. É importante, mas não essencial.

O Acidental é tudo aquilo que acontece no dia a dia da empresa e com você mas que não influência diretamente nos resultados de seu trabalho. Exemplificando: Um vendedor que está a caminho para atender um cliente em potencial, recebe uma ligação da secretária da empresa que informa que o departamento de vendas aguarda que envie cópias dos pedidos do dia anterior e que a gráfica pediu para passar lá e retirar seus cartões de visita. O que fazer primeiro? O Cliente precisa ser atendido, mas se não passar os pedidos do dia anterior o gerente de vendas ficará muito irritado e ainda por cima se não pegar os cartões na gráfica não terá cartão para entregar ao cliente.

Seria muito comum se você passasse na gráfica primeiro para não chegar no cliente sem cartões e enviasse as cópias dos pedidos para não se indispor com o gerente de vendas, apesar de o cliente estar esperando. Porém para um vendedor é essencial que se venda, esse é o compromisso número um de qualquer vendedor, é importante que envie os pedidos para a empresa e é acidental que pegue os cartões na gráfica. Não será a falta deles que irá impedir uma venda.
Portanto quando for priorizar lembre-se daquilo que é essencial em suas atividades. O essencial deve ser priorizado, depois o importante e em seguida o acidental.

ROTINA DIÁRIA E PLANO DE TRABALHO DIÁRIO

rotina diária

Cada um deve listar aquilo que é essencial que se faça para o seu bom desempenho. Deve montar uma rotina diária ideal de trabalho. Por exemplo: fazer ligações para clientes qual o melhor horário, qual o melhor horário para fazer arquivos, quando fazer lançamentos bancários ou preparar o contas a pagar, cadastrar os pedidos etc. Esta rotina ideal de trabalho pode ser escrita numa folha de papel que fique junto da agenda, sobre a mesa etc. Isto é uma medida apenas para auxiliar no desenvolvimento de suas tarefas e não para engessá-lo tornando-o imóvel, preso a uma rotina massificante. Seria ideal que você tivesse não só uma rotina diária ideal, mas uma rotina semanal e mesmo mensal. Você pode incluir atividades de sua vida profissional, pessoal ou familiar. Por exemplo: horário para passeios, exercícios físicos, pegar extrato no banco, compras no supermercado etc.

plano diário de trabalho

Uma de suas últimas atividades diárias ou senão a última deve ser o plano diário de trabalho do próximo dia e no fim de semana o plano de trabalho da próxima semana com os tópicos mais importantes.

Por que fazer um plano de diário de trabalho?

Baseado na sua rotina ideal de trabalho você deve planejar seu dia de forma que tenha um roteiro de atividades. Esse roteiro deve ser seguido dentro do possível. Atividades de urgência podem aparecer e você será obrigado a desviar do seu roteiro para atendê-las. Mas isto não impede de prosseguir assim que atender a atividade de urgência.

O Plano diário de trabalho não deve ser visto como obrigação, você não pode se escravizar a ele. Apenas é uma ferramenta que pode orientá-lo no desenvolvimento de suas atividades diárias. Pesquisas mostram que quem planeja o dia de trabalho e realiza cerca de 70% do que foi planejado realiza o dobro de quem não planeja.

Exemplo de plano diário:

	Data:____/_____/_______
prioridade	A Fazer	tempo	compromissos
E1	Plano diário	30
E2	Visita empresa Faz Tudo Ltda.	120
I1	Ligar para empresa Faz Nada	10	09:00 – E2
A1	Etc etc	15

PLANO SEMANAL	SEG	TER	QUA	QUI	SEX	SAB	DOM
Manhã	Academia Empresa A	Consulta Médica	Academia	Academia	Academia	Caminhar	Missa Almoço José
Tarde		Empresa C		Empresa B	Reunião Visita	Supermercado
Noite		Inglês		Inglês

DESPERDIÇADORES DE TEMPO

Quando se fala em administrar o tempo lembramos sempre de uma agenda bem feita, mas uma agenda bem feita, plano de trabalho mensal, semanal ou diário, perdem totalmente os seus benefícios se não colocarmos em prática dois itens de suma importância: Os desperdiçadores de tempo e a falta de comprometimento com o plano.

desperdiçadores de tempo

Os desperdiçadores de tempo são o maior inimigo do planejamento. É impossível administrar o tempo se não se livrar dos desperdiçadores. Eliminar os desperdiçadores de tempo é questão muito mais de atitude, de comportamento. Para exemplificar temos aquela conversinha que deveria durar 2 minutos e se estende para 20 minutos. É a inversão de prioridades dando-se atenção a itens acidentais e esquecendo-se do essencial, a não concentração de tarefas etc. Atitudes simples como falar para alguém que solicita uma conversa e dizer para ela que tem sim 2 ou 5 minutos disponíveis, resistir à tentação de realizar uma atividade prazerosa, programando-a para outro dia, se ela não estiver no plano de trabalho do dia.

comprometimento com o plano

Qualquer plano de trabalho só dará certo se houver um comprometimento real com ele. É questão de atitude, de ajuste mental para se realizar o plano. Não adianta planejar tarefas das mais importantes se você não tiver disposição mental de realizá-la. Você acabará frustrado no final do dia vendo que não realizou nada daquilo que foi planejado. Uma boa tática para isso é, no momento em que você estiver planejando o seu dia seguinte, parar por alguns segundos e imaginar-se realizando as tarefas que planejou, imaginando as facilidades e ou dificuldades para realizá-las, lembrando de providências que devem ser tomadas antes e etc. Esse plano mental é essencial para que se realizem as tarefas planejadas. Sem comprometimento e atitudes corretas tudo será frustração.

LISTA ÚNICA DE PENDÊNCIAS

Manter uma rotina diária de trabalho e um plano diário requer um controle de pendências únicas. Mas o que é uma lista de pendências? É tudo aquilo que o profissional deve fazer, independente da prioridade, mas que está fora dos afazeres diários. Exemplos: um cartão de visitas que você precisa pedir para a gráfica, uma renovação de cadastro com o banco, um documento que precisa ser copiado, uma manutenção não urgente em algum equipamento entre muitos outros.
Todas estas pendências devem constar um lista única para que não fiquem, conforme vemos muito, em pequenos papéis e bilhetinhos, guardados nos cantos das gavetas ou esquecidos nos bolsos. Esta lista de pendências deve conter alguns campos que consideramos necessários conforme exemplo abaixo:

Pendências	Tempo	Priorid.	Providências	Prazo	Início
Renovar cadastro de conta corrente	60	I	Levar contrato social, copia CNPJ, diversos	30/09	25/09

A lista de pendências única deve ser vista todos os dias e os itens planejados para o dia devem constar no plano de trabalho diário.

DELEGAR

Para que você possa prosperar como um profissional você precisa aprender a delegar.

O que é delegar?

Delegar é passar para outras pessoas aquilo que você faz mas que não é essencial que seja você que faça. Em outras palavras é transferir tarefas de menor importância ou essencialidade para outras pessoas fazerem por você. Todo aquele que não sabe delegar com o tempo passa a ficar abarrotado de trabalho e com isso impede seu próprio crescimento. É natural que as atividades se diversifiquem e cresçam à medida que você amplia seu universo de trabalho e conhecimentos. Avaliar suas atividades perguntando para você mesmo: –É necessário que eu faça esta tarefa ou posso pedir para que alguém faça? Se a resposta é sim então temos outra questão: –Se outra pessoa pode fazer então quem está mais capacitado para realizá-la.

Ninguém faz as coisas exatamente como nós fazemos. Podem fazer pior ou melhor. Se for melhor será ótimo, se for pior ela deve receber treinamento e avaliação constante. Mas você deve, desde já, aprender a ver as coisas que fazia antes sendo feitas de forma diferente por outra pessoa. Importante é o resultado. Cada pessoa tem o seu jeito próprio e será muito difícil encontrar alguém que pense como você e faça exatamente como você faz.

Outro ponto a ressaltar é como delegar. Existe uma diferença muito grande entre “delegar” e “abandonar”. Muitos dizem que delegam, mas verdadeiramente abandonam seus tutelados à mercê da sorte. Delegar exige que se cumpram etapas distintas e conhecidas.

Primeiro você precisa listar suas atividades corriqueiras. Depois classificá-las por prioridade entre essencial, importante e acidental. Dificilmente você irá delegar tarefas que são essenciais para que você possa cumprir seus objetivos. Porém tarefas consideradas importantes e ou acidentais deve-se perguntar se realmente é você que deve fazer. Se não for você então quem poderá fazê-lo? Em seguida, após escolhidas as pessoas corretas, deve-se iniciar o processo de treinamento. Cada atividade deve ser explicada nas suas menores nuanças. A pessoa deve entender perfeitamente o porquê é realizado aquilo. Pergunte novamente qual objetivo de cada atividade que ela passa a assumir. Sinta que realmente a pessoa se comprometeu com elas. Passe as tarefas e todos os dias no início e depois regularmente, faça o acompanhamento daquilo que delegou. Se você não mais voltar a falar com a pessoa ela irá pensar que aquilo não é importante e nem essencial que ela faça e com certeza irá abandonar a tarefa. Portanto, para não ter frustração, faça o acompanhamento de tudo àquilo que delegou.

PLANEJAR

Quando falamos em planejamento falamos em planejar algo, ver antes o que queremos fazer e o que irá acontecer. Em organização e métodos planejamos o nosso futuro.

O que é planejar o futuro? É simplesmente determinar para onde eu vou, definir metas e objetivos.

Alguns recursos como a imaginação é útil para isso. Imaginar onde estarei daqui 5 anos. O que quero fazer? Como será meu trabalho? Como serei profissionalmente? Como será o negócio que trabalho agora? Somente quando você cria a visão do futuro aí sim você tem algo para planejar. Faça este exercício, faça para você mesmo as perguntas acima. Escreva tudo em uma folha de papel. Não tenha pressa. Será mais fácil se você dividir sua visão de futuro em três partes, apesar de estarem todas ligadas umas às outras:

1.Planejamento Pessoal

2.Planejamento Familiar

3.Planejamento Profissional

No planejamento pessoal imagine como você estará com você mesmo. O que gostaria de fazer por você? Fazer um curso de inglês por exemplo? E sua saúde? Estará fazendo exercícios físicos, emagrecerá? Mesma coisa aplica-se ao planejamento familiar e profissional.

Após listar tudo aquilo que deseja, pegue cada objetivo e escreva as ações que você precisa fazer para alcançá-lo. Coloque datas de início e data de término. Igual a lista única de pendências, você deve verificar todos os dias, quando estiver fazendo seu plano diário de trabalho, as ações que deve iniciar.

Se não planejar você parecerá um navio que parte do porto sem um destino, levado apenas pelos ventos que podem a qualquer momento alterar seu rumo. Planejar é administrar sua própria existência. Administrar a existência é dar sentido de realização. Realização é o prêmio de todo e qualquer trabalho que efetuamos. O sentimento de realização é o sinônimo do verdadeiro sucesso.

AVALIAR RESULTADOS

Não há como saber se você está verdadeiramente progredindo na administração de sua existência se não avaliar periodicamente os resultados. Requer humildade, perseverança no trato com os êxitos ou derrotas. Porém, não importando onde chegou, você pode rever e planejar novamente o futuro. Somente com a avaliação que poderá corrigir rumos. Ver onde está errando ou acertando, reforçar conceitos, descobrir verdades ou mentiras.

Cada ser humano já nasce dotado de potencialidades infinitas que devem fluir ao longo da existência. O quanto você faz fluir seu potencial indicará o nível de satisfação com a própria existência. Se você não tentar alcançar seus objetivos ficará frustrado. Como dizem: o pior que pode nos acontecer é não tentar. E quem não tenta, não se realiza, não tem sucesso, se frustra, entristece, se deprime, adoece, anda na contramão da evolução. Mais de 90% daquilo que você pode ser está dentro de você aguardando ser despertado por sua vontade. Se você quiser e desejar realmente todo o Universo se desdobrará para atendê-lo, mas se não desejar nenhuma força poderá fazer por você.

Sucesso para você!

Elvis Tristão